Организация семинара - шаг три: Чеклист по технической стороне организации семинара

Когда все вопросы по организации семинара уже решены, назначены даты и выбрана тематика, то теперь есть смысл свериться с чек-листом, чтобы ничего не упустить по технической (и не только стороне):

Пояснение

На первый взгляд, пунктов много, но каждый из них дописывался после того, как пренебрежение этим пунктом ставило под вопрос весь смысл проведения семинара, то есть, они, образно говоря, написаны кровью много раз (за более чем двадцать лет) разбитых колен...

Просто распечатайте эту страницук, и по мере того, как каждый аспект решён, ставьте отметку в колонке "статус". Совет: За пару дней перед семинаром проверьте все эти пункты ещё раз, люди могли что-то забыть (например, с кем решали вопрос про микрофон, проектор, или видеозапись...).

П/п Степень Пункт Статус Комментарий
01 Важно! Молитвенное покрытие организовано   Служение финансовой грамотности для верующих – это служение, которое требует серьёзной молитвенной подготовки «на месте». Это ещё одна из причин, почему нам принципиально согласие одного из пасторов города на такой семинар: духовное и молитвенное покрытие принципиальны!
02 Организационно: Данные администратора семинара отправлены Мне нужен будет контакт с человеком, который будет компетентен решать все административные вопросы по организации семинара в вашем городе. Связь с этим человеком – исключительно через Telegram
03 Организационно: Финансовая сторона семинара составлена   Посещение семинара для всех платное, кроме пастора церкви, организующей семинар в вашем городе, и его супруги. А так же для семейной пары администратора.
04 Организационно: Решено кто из пасторов прослушает семинар полностью   В случае, если организатором семинара является ОДНА церковь, очень рекомендуем пастору, его супруге или его заместителю посетить весь семинар! (Люди будут потом пытаться манипулировать «На семинаре сказали», и в ваших интересах знать точно, что именно было сказано на самом деле, и с каким смыслом).
05 Организационно: Освещение проверено   В зале и на сцене должно быть достаточно светло для чтения и ведения записей. Если в зале будут полусумерки, не удивляйтесь, что люди проспали весь семинар.
06 Организационно: Наглядность: Доска (с маркерами) найдена и проверена   На сцене обязательна белая маркерная доска (МАРКЕРНАЯ (whiteboard)), размером метр на два, и комплект соответствующих маркеров (не менее трёх цветов, свежие, пишущие) и губка для сухого стирания.
Либо, Flipchart ПЛЮС рулон малярной ленты! ВАЖНО! Доска должна быть стабильно закреплена, чтобы когда я буду использовать её – она не падала.
07 Организационно: Наглядность: Проектор обеспечен   Для некоторых семинаров обязателен ещё и проектор. Сообщите, будет ли проектор в зале, где будет проходить мероприятие.
08 Организационно: Эргономика: Кафедра проверена   На сцене кафедра с поверхностью, на которой бесконфликтно умещается Библия крупного формата и два листа формата А4 (Letter).
09 Организационно: Эргономика: Микрофон обеспечен   На сцене беспроводной микрофон со стойкой, но который можно снять, чтобы двигаться по залу, либо петличка. (Желательно) ещё один микрофон в зале для вопросов из зала.
10 Организационно: Видеозапись обеспечена   Обязательная цифровая съёмка из зала. Также нужна возможность получить записанные файлы перед отъездом для наших архивов. Вы имеете права на использование записанного материала в рамках вашей церкви/организации. Распространение материалов семинара за пределами вашей церкви/организации – только по согласованию со служением «Успех в Боге».
11 Организационно: Транспорт орагнизован   Транспортировка спикера на/с семинара возлагается на организаторов семинара.
12 Организационно: Обед обеспечен   В дни, когда семинар идёт весь день, нужно найти ресторан для обеденного перерыва. Для того, чтобы вписаться в распорядок семинара, нужно заранее договориться с рестораном, взять их меню, чтобы мы могли сделать заказ по телефону, и чтобы к нашему приезду в ресторан, блюда уже были бы приготовлены и готовы к подаче на стол, ресторан должен быть не далее 15 минут езды от места проведения семинара. В ресторан едут только спикер, семья администратора семинара и пастор (с семьёй) принимающей церкви.
13 Организационно: Кофе-брейки обеспечены   Для участников семинара надо организовать кофе, снэки.
14 Организационно: Реклама запущена   За 21 день до семинара затребовать рекламные материалы от служения, их надо будет распечатать и разместить на месте, то есть у вас.
15 Организационно: Регистрация объявлена   Регистрация участников семинара должна проводиться заранее. Регистрация ЗАКРЫВАЕТСЯ в воскресенье перед семинаром (за пять дней до семинара). В бланке регистрации у вас должны быть телефоны участников, чтобы в случае каких-то изменений вы могли предупредить людей.
16 Организационно: Рабочие тетради получены   За 5 дней до семинара, когда закрыли регистрацию, и известно, сколько будет учестников, затребовать файл рабочей тетради для участников семинара, и распечатать в местном копи-центре. Тетради можно печатать в чёрно-белом варианте, и лучше всего "сшить" на пружину.
17 Организационно: Адрес для отправки книг сообщили   За две недели до семинара мы отправим вам наши книги транспортной компанией, чтобы продавать их во время семинара. Вам надо определиться с количеством, и предоставить нам адрес, куда отправлять.
18 Организационно: Реклама согласована   Если вы сами делаете какую-либо рекламу семинара, все виды рекламы мероприятия и макеты рекламных сообщений ОБЯЗАТЕЛЬНО согласовывать с нами ПЕРЕД их публикацией где-либо!

Соблюдение этих рекомендаций (подметим: не требований) сильно повлияет на качество проведения семинара. Однако, если какие-либо пункты вызывают вопросы или затруднения, не стесняйтесь задавать вопросы, мы готовы помочь вам всем, чем можем. Наши координаты для связи:

Контактная информация

Facebook Twitter Google+ Pinterest LinkedIn VK

Оставить комментарий

Комментарии публикуются только после проверки администратором сайта.

×

Хотите больше?

Подпишитесь на рассылку, чтобы получать новейшие статьи, видео и прочее

Вы можете отписаться в любое время.

Написать нам
Если вы обнаружили какую-то ошибку на нашем сайте, пожалуйста опишите нам, что именно не так. Также эта форма позволяет вам задать вопрос нашему служению...
1000 characters left
Мы постараемся отреагировать как можно быстрее. Если Вы пришлёте нам много сообщений об ошибках, мы отблагодарим вас каким-то бонусом!
0
Поделились